В ресторанном бизнесе, осуществляя ведение учета, будь то ресторан полного цикла, бар или проект fast-food сегмента, неизбежно встает вопрос работы с отрицательными остатками, когда продукт по факту имеется, но в программе складского учета его нет. Отрицательные остатки в этом случае возникают из-за перерасхода товара. Например, на кухне было 5 килограмм огурцов, которых (согласно технологическим картам) должно хватить на изготовление 25 салатов, по 200 грамм в каждый, но приготовили и продали в этот день 27 салатов. Получается, что со склада будет списано 5,4 килограмм огурцов, что даст дефицит минус 0,4 кг.
Есть несколько вариантов причин возникновения отрицательных остатков. Во-первых, если накладные не вовремя передаются в бухгалтерию, может получится, что продажа уже прошла, а приход в систему учета ещё не внесён. То есть помимо 5 килограмм была ещё новая поставка огурцов, которую не учли.
Вторая причина – несоответствие технологических карт реальным процессам. Повар добавляет в салат меньше огурцов, чем указано в программе. Это бывает, когда кухня перестраховывается и при проработке блюд указывает для внесения в программу учета завышенные нормы закладок. Или, когда повара специально кладут меньше, чем положено, а то, что останется, используют в своих целях.
Отрицательные остатки – это повод для бухгалтера задуматься о возможных ошибках в учете или на кухне и пересмотреть его ведение. В зависимости от причины возникновения минусов, выбирается вариант их устранения. Это может быть приход товара «задним» числом, инвентаризации, акты переработки для устранения пересортицы или изменения технологических карт.
В пятой версии программы для товарного учёта StoreHouse от r_keeper есть своё абсолютно новое решение для работы с отрицательными остатками – компенсирующие записи. С их помощью корректировка возможных минусов происходит автоматически, без ручного создания дополнительных документов и исправления карт.
Все документы в StoreHouse_5, предполагающие расход товара, содержат поля «компенсированное количество и суммы». Если товар есть в наличии, поля остаются пустыми. А если списание продуктов в накладной превышает их наличие на складе, после сохранения документа в этих полях рассчитывается количество недостающего товара и его цена, и автоматически создастся компенсирующая запись.
В списке накладных и отчетах такие записи выводятся отдельной строкой и выделяются красным цветом, что позволяет легко их анализировать.
Если добавить недостающий товар на нужное подразделение, документы автоматически пересчитаются, и запись удалится, а поля «компенсированное количество и суммы» в накладной станут пустыми.
Так как появление минуса невозможно, благодаря созданию компенсирующих записей, работа системы не будет блокироваться при любой ситуации. Например, если приходная накладная еще не передана в бухгалтерию, можно продолжать работать, для недостающего товара будет создана компенсация, которая позже, после внесения документа, будет пересчитана.
Благодаря такому способу в StoreHouse_5 появилась ещё одна новая удобная функция: возможность редактировать как комплекты (технологические карты), ещё не участвовавшие в списании, так и те, по которым списание уже прошло. При этом, программа просто пересчитает данные с учетом новых данных, и устранит или сформирует компенсирующие записи при необходимости.
